Teilnahmebedingungen

Hinweise und Teilnahmebedingungen für die Wentorfer Kulturwoche

Die Wentorfer Kulturwoche bildet den Rahmen für viele eigenständige Veranstaltungen. Die Organisator:innen der Wentorfer Kulturwoche sind nicht die Verantwortlichen der Einzelveranstaltungen.

Stand: Oktober 2023

  • Jede/r Teilnehmer:in sorgt allein für seine Veranstaltung im Rahmen des Gesamtkonzeptes der Wentorfer Kulturwoche.
  • Bei Gemeinschaftsveranstaltungen sind Aufbau, Ablauf und Abbau von den Teilnehmer:innen untereinander abzustimmen und selbst durchzuführen. Hierfür wird vom Organisationsteam der Wentorfer Kulturwoche im Vorwege eine Zuteilung der Ausstellungsflächen festgelegt sowie ein erstes Treffen der Beteiligten organisiert.
  • Jeder Veranstaltungsort wird mit einer Fahne und einem Hinweisschild ausgestattet. Dafür wird für jeden Veranstaltungsort bzw. von jeder/jedem Aussteller:in einer Gemeinschaftsausstellung eine Umlage von 10 Euro erhoben. Fahne und Schild müssen nach der Kulturwoche unbeschädigt zurückgegeben werden, es dürfen beispielsweise keine Löcher gebohrt oder geschnitten werden.
  • Jeder trägt die eigenen Kosten und stellt sicher, dass ggf. durch die Veranstaltung entstehende Gebühren (GEMA o. ä.) entrichtet werden (die GEMA erhebt ihre Gebühr vom Veranstalter, nicht von den auftretenden Künstler:innen). https://www.gema.de/musiknutzer.html
  • Grundsätzlich dürfen Eintrittsgelder nur zur Deckung der eigenen Kosten und nicht zur Gewinnerzielung erhoben werden. Für Ausstellungen in Räumlichkeiten, die vom Organisationsteam zur Verfügung gestellt werden, darf kein Eintritt erhoben werden.
  • Jede Veranstaltung muss auch optisch als eine Veranstaltung der Wentorfer Kulturwoche erkennbar sein (siehe auch: „Werbung“).
  • Eine Anmeldung ist keine Teilnahmegarantie. Ob eine Veranstaltung stattfinden kann oder nicht, hängt z. B. von den zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten ab. Das Organisationsteam behält sich vor, eine Auswahl unter den eingegangenen Bewerbungen zu treffen.

Für Veranstaltungen in öffentlichen Räumlichkeiten wie z. B. der Alten Schule und der Kirche gilt:

  • Der Aufbau, das Freiräumen und das Aufräumen und Wiederherstellen der Räumlichkeiten nach dem Ausstellungs- Abbau finden gemeinschaftlich statt. Der Zeitplan hierfür wird bei einem Vorbereitungstreffen besprochen.
  • Für die Hängung von Exponaten benötigte Haken und Seile sind mitzubringen. Die überlassenen Räumlichkeiten sind in einwandfreiem Zustand zu verlassen. In die Wände dürfen keine Nägel eingeschlagen werden, Wände und Säulen dürfen nicht beklebt werden.
  • Die Organisator:innen der Wentorfer Kulturwoche können aus versicherungsrechtlichen Gründen für Beschädigung oder Diebstahl keine Haftung übernehmen. Die ausgestellten Arbeiten, Garderobe etc. sind nicht versichert.
  • Die Aussteller:innen haften für Ihren Stand und somit beispielsweise auch für die Verkehrssicherheit ihrer Stände. Mit zur Verfügungstellung eines Standes verpflichtet sich die/der Aussteller:in um eine ausreichende Deckung für Sach- und Personenschäden aus Anlass von Schäden, für die die/der Aussteller:in haftbar gehalten werden kann.
  • Die Künstler:innen oder Vertreter:innen müssen während der Ausstellungszeiten anwesend sein.

Werbung:

  • Die Wentorfer Kulturwoche wird mit Plakaten und einer Programmbroschüre beworben. Die Programmbroschüren werden kurz vor Beginn der Wentorfer Kulturwoche an alle Wentorfer Haushalte sowie in vielen umliegenden Gemeinden verteilt.
  • Alle Teilnehmer:innen erhalten eine ausreichende Anzahl von Programmbroschüren sowie bei Bedarf auch Plakate für ihre eigene Werbung.
  • Alle Teilnehmer:innen sind dazu angehalten, zusätzlich eigene Werbung für ihre Veranstaltung zu betreiben. Auf dieser Werbung sollte sich das Design der Wentorfer Kulturwoche wiederfinden – dafür wird das Logo und der Briefkopf der Kulturwoche unter www.wentorferkulturwoche.de im Downloadbereich in Dateiform zur Verfügung gestellt.
  • Alle Teilnehmer:innen der Gemeinschaftsausstellungen in der Alten Schule und in der Martin Luther-Kirche erhalten ca. 25-40 Einladungskarten für ihre eigene Werbung. Für die Werbung wird ein Kostenbeitrag von 10 Euro/Aussteller:in erhoben.
  • Die Lokalpresse wird über die Veranstaltungen informiert – erfahrungsgemäß wird in allen regionalen Zeitungen ausführlich über die Wentorfer Kulturwoche berichtet.
  • Die umfangreiche Website der Wentorfer Kulturwoche präsentiert jeden Teilnehmer:in/jede Veranstaltung. Die Teilnehmer:innen werden gebeten, für die Website Fotos digital zur Verfügung stellen.

Finanzierung:

  • Die Plakatwerbung und die Programmbroschüre wird ausschließlich über Sponsoren finanziert. Dabei sind wir auf die Mithilfe der Teilnehmer:innen angewiesen, sich ebenfalls aktiv um Sponsoren/Spenden zu bemühen.

Eingereichte Arbeiten und Datenträger:

  • Eine Rückgabe von Datenträgern und Unterlagen erfolgt nur bei beigefügtem adressierten und ausreichend frankierten Rückumschlag. Unterlagen ohne Rückumschlag werden nach der Kulturwoche vernichtet.