Teilnahmebedingungen

Hinweise und Teilnahmebedingungen für die Wentorfer Kulturwoche

Stand: Oktober 2024

Allgemeines:

  • Jede/r TeilnehmerIn führt eigenverantwortlich die eigene Veranstaltung im Rahmen des Gesamtkonzeptes der Wentorfer Kulturwoche durch. Dazu gehören Auf-, Ab- und Umbau der Räumlichkeiten sowie die Wiederherstellung des vorgefundenen Zustands nach der Veranstaltung. Bei Gemeinschaftsveranstaltungen sind Aufbau, Ablauf und Abbau von den TeilnehmerInnen untereinander abzustimmen und selbständig durchzuführen.
  • VeranstalterIn kann die Wentorfer Kulturwoche sein, der/die BetreiberIn/MieterIn/BesitzerIn eines Veranstaltungsortes (wie Bank, Versicherung, Ladengeschäft, Ateliergemeinschaft), die Kirche, ein Verein (wie der Bürgerverein) oder eine Schule (wie Gymnasium/VHS).
  • Jede/r VeranstalterIn stellt sicher, dass ggf. durch die Veranstaltung entstehende Kosten und Gebühren, wie beispielsweise GEMA, entrichtet werden.
    Hinweis: Da die GEMA ihre Gebühr vom Veranstalter erhebt, nicht von den auftretenden KünstlerInnen, müssen die GEMA-Anmeldungen sowie die -Gebühren von den VeranstalterInnen vorgenommen und bezahlt werden. https://www.gema.de/de
    Die Gebühren für die GEMA werden 2025 von der Wentorfer Kulturwoche erstattet. Veranstalter können sich die Gebühren mithilfe unseres Antragformulars erstatten lassen.
  • Grundsätzlich dürfen Eintrittsgelder nur zur Deckung der eigenen Kosten und nicht zur Gewinnerzielung erhoben werden. Für Ausstellungen in Räumlichkeiten, die vom Organisationsteam zur Verfügung gestellt werden, darf kein Eintritt erhoben werden.
    Das Sammeln von Spenden nach Auftritten, Vorträgen u. ä. ist erlaubt.
  • Jede Veranstaltung muss auch optisch als eine Veranstaltung der Wentorfer Kulturwoche erkennbar sein (siehe auch: „Werbung“).
  • Eine Anmeldung ist keine Teilnahmegarantie. Ob eine Veranstaltung stattfinden kann oder nicht, hängt z. B. von den zur Verfügung stehenden Räumlichkeiten ab. Das Organisationsteam behält sich vor, eine Auswahl unter den eingegangenen Bewerbungen zu treffen.

Für Veranstaltungen in öffentlichen Räumlichkeiten wie z. B. der Alten Schule und der Kirche gilt:

  • Bei Auftritten, Vorträgen u. ä., die nicht im Rahmen einer Ausstellung stattfinden, müssen Auf- und Abbau selbständig erfolgen.
  • Der Verein Wentorfer Kulturwoche e.V. übernimmt aus versicherungsrechtlichen Gründen für Beschädigung oder Diebstahl keine Haftung. Die ausgestellten Arbeiten, Garderobe etc. sind nicht versichert.
  • Die überlassenen Räumlichkeiten sind in einwandfreiem Zustand zu verlassen. In die Wände dürfen keine Nägel eingeschlagen werden, Wände und Säulen dürfen nicht beklebt werden.
  • Bei Ausstellungen finden der Aufbau, das Freiräumen sowie das Aufräumen und Wiederherstellen der Räumlichkeiten nach dem Ausstellungs-Abbau gemeinschaftlich statt.
  • Die Zuteilung der Ausstellungsflächen wird vom Organisationsteam der Wentorfer Kulturwoche im Vorwege festgelegt sowie ein erstes Vorbereitungstreffen der Beteiligten organisiert, bei dem auch der Auf- und Abbau besprochen wird.
  • Die für die Hängung benötigten Haken und Seile werden zur Verfügung gestellt und müssen nach Abbau gesammelt zurückgegeben werden.
  • Jede/r AusstellerIn ist für den eigenen Stand und somit auch für die Verkehrssicherheit verantwortlich. Es muss darauf geachtet werden, dass alle Aufbauten stabil befestigt sind und keine Verletzungsgefahr besteht. Fluchtwege dürfen nicht behindert werden.
  • Die AusstellerInnen müssen während der Ausstellungszeiten anwesend sein oder eine/n VertreterIn beauftragen.
  • Ein Abbau vor Ausstellungsende ist nicht erlaubt.

Werbung:

  • Jeder KulturPunkt (Veranstaltungsort) wird mit einem Hinweisschild ausgestattet, das für folgende Jahre auch dort verbleiben kann. Wird das Schild nur im aktuellen Jahr benötigt, muss es nach der Kulturwoche unbeschädigt zurückgegeben werden.
  • Die Wentorfer Kulturwoche wird mit Plakaten und einer Programmbroschüre beworben. Die Programmbroschüren werden mit einer Auflage von 22.000 Stück gedruckt und rechtzeitig vor Beginn der Wentorfer Kulturwoche an die Wentorfer Haushalte sowie in vielen umliegenden Gemeinden verteilt.
  • Alle TeilnehmerInnen erhalten eine ausreichende Anzahl von Programmbroschüren sowie bei Bedarf auch Plakate für ihre eigene Werbung.
  • Alle TeilnehmerInnen sind dazu angehalten, zusätzlich eigene Werbung für ihre Veranstaltung zu betreiben. Auf dieser Werbung soll sich das Design der Wentorfer Kulturwoche wiederfinden. Es werden rechtzeitig entsprechende Dateien in unserem Downloadbereich auf dieser Website zur Verfügung gestellt.
  • Alle TeilnehmerInnen der Gemeinschaftsausstellungen in der Alten Schule und in der Martin-Luther-Kirche erhalten ca. 30-50 Einladungskarten für ihre eigene Werbung. Dafür wird ein Kostenbeitrag von 10 Euro/AusstellerIn erhoben.
  • Die Lokalpresse wird über die Veranstaltungen allgemein informiert – erfahrungsgemäß wird in allen regionalen Zeitungen ausführlich über die Wentorfer Kulturwoche berichtet.
  • Für die unbedingt zusätzlich notwendige Werbung in Form von Pressemitteilungen für die eigenen Veran stal tungen wird den Teilnehmenden eine Liste mit E-Mailadressen der regionalen Redaktionen zur Verfügung gestellt.
  • Die umfangreiche Website der Wentorfer Kulturwoche präsentiert jede/n TeilnehmerIn/jede Veranstaltung. Die TeilnehmerInnen werden gebeten, für die Website Fotos digital zur Verfügung stellen.
  • Auf Wunsch kann beim Namen oder der Veranstaltungsbeschreibung auch die URL zur eigenen Homepage der/des Teilnehmenden genannt werden. Es werden keine Verlinkungen zu externen Websites eingerichtet.

Finanzierung:

  • Die Plakatwerbung und die Programmbroschüre wird ausschließlich über über private Spenden, Zuschüsse der Gemeinde Wentorf sowie Sponsoren finanziert. Dabei sind wir auch auf die Mithilfe der TeilnehmerInnen angewiesen, sich ebenfalls aktiv um Sponsoren/Spenden zu bemühen und sich mit einem Beitrag für die Tombola zu beteiligen.

Eingereichte Arbeiten und Datenträger:

  • Eine Rückgabe von Datenträgern und Unterlagen erfolgt nur bei beigefügtem adressierten und ausreichend frankierten Rückumschlag. Unterlagen ohne Rückumschlag werden nach der Kulturwoche vernichtet.

Datenschutz:

  • Daten werden ausschließlich für die Kommunikation mit den BewerberInnen sowie später den Teilnehmenden an der Wentorfer Kulturwoche genutzt und z.T. digital gespeichert.
  • Die E-Mailadressen und Namen werden auch genutzt, um Personen, Ensembles und Gruppen Informationen zur aktuellen bzw. nächsten Wentorfer Kulturwoche zukommen zu lassen, wie z.B. den Beginn der neuen Anmeldefrist. Bei Abmeldung von diesem Dienst werden alle erfassten Daten gelöscht.
  • Bei Teilnahme an der Wentorfer Kulturwoche werden alle TeilnehmerInnen und Veranstaltungen in der zur Wentorfer Kulturwoche erscheinenden Programmbroschüre sowie auf der Internetseite der Wentorfer Kulturwoche mit ihrem Namen veröffentlicht. Weitere Informationen wie Telefonnummer etc. werden nur veröffentlicht, wenn dies gewünscht und für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist.
  • Die OrganisatorInnen der Wentorfer Kulturwoche behalten sich vor, Namen von Teilnehmenden und eingereichte Fotos bei Presseinformationen zu veröffentlichen, sofern diesem nicht bei der Anmeldung widersprochen wird. Weitere Daten werden nicht an Dritte weitergegeben.